Todos os setores são importantes para o bom funcionamento de uma empresa, mas hoje vamos falar especialmente do setor de compras. É o setor responsável por garantir o suprimento de insumos que a empresa precisa para operar. Sem sombra de dúvidas é um setor muito importante e de grande responsabilidade.
No entanto, nem tudo são flores. Quando ocorre um erro no setor de compras, toda a empresa é impactada. Se você é o responsável pelas compras, já deve ter passado por algum imprevisto. É estoque que zera de repente, fornecedor que não entrega no prazo, pedidos pra ontem, isso quando o material não vem com defeito e atrasa a produção da empresa.
Todo mundo é passível de erros, mas não significa que você precisa continuar errando, certo?! Separamos os 4 principais erros cometidos pelos compradores corporativos, que acabam interferindo no bom funcionamento da empresa. Confira!
1- Não conhecer os processos
Já passou pela experiência de precisar comprar um insumo sem saber a finalidade dele e ficar na mão do vendedor? Situações assim são reflexo da falta de conhecimento do fluxo de produção da empresa.
Independentemente se sua empresa é grande ou pequena, conhecer o processo de produção é fundamental. Não precisa ser um especialista, mas é bom saber, pelo menos, a finalidade do item que você compra com frequência. Desta forma, você terá parâmetros de qualidade e mais informações na hora de negociar com seu fornecedor.
2- Falta de planejamento
Planejamento talvez seja a palavra-chave para o sucesso de qualquer tarefa. Ao ignorar a importância do planejamento, uma brecha para erros se abre. Não ter datas certas ou previsão de quando será necessário fazer a próxima compra de um produto, é a receita exata para o atraso.
Faça um planejamento com base na sua inteligência de processo. Use os dados que você tem, as médias de tempo e planeje-se bem. Seu planejamento pode ser semanal, quinzenal, mensal, ou de acordo com a sua necessidade. O importante é se planejar!
3- Não contar com imprevistos
Previsibilidade 100% é o sonho de todo comprador. Você pode antecipar algumas coisas, por exemplo, a data estimada de reposição de determinado produto. No entanto, os imprevistos estão presentes no cotidiano de todos os setores, inclusive no de compras. Não se preparar para algum imprevisto que possa ocorrer te deixa em estado vulnerável. Tenha sempre em mente de que algo pode dar errado, e se isso acontecer, tenha um plano B.
4- Não conhecer seus fornecedores
Trabalhar com um fornecedor conhecido e que não dá trabalho chega a dar um quentinho no coração, não é?! Contudo, sabemos que vez ou outra as mudanças são necessárias, seja por preço ou pela mudança do produto. Nesse momento começa a saga com um fornecedor desconhecido.
Quem nunca passou sufoco com algum fornecedor novo? Um produto com defeito, uma nota fiscal que não chega e, no pior dos casos, quando o seu produto não é entregue. Situações assim são passíveis de ocorrer principalmente quando você ainda não conhece seu fornecedor.
Se sua empresa tem uma grande rotatividade de fornecedores, minimizar os riscos parece ser uma tarefa impossível, mas não é. Hoje com tantos recursos disponíveis, é possível conferir a reputação de uma empresa antes de efetuar sua compra com ela.
Sempre que for buscar um fornecedor novo, veja as certificações e a credibilidade dele no mercado. Analise bem seus produtos e prazos. Certifique-se de que ele emite as notas fiscais no tempo certo e se o produto tem garantia. Assim, você se resguarda de possíveis problemas com seus fornecedores.
Dica extra
Uma dica extra para você, comprador, é sobre comunicação. Comunique-se bem com todas as pessoas que fazem parte do seu processo de compras, desde a pessoa que solicitou até a transportadora. Essa é uma maneira de minimizar ruídos de comunicação, evitar erros, melhorar o seu relacionamento com seus stakeholders e garantir boas parcerias.
E aí, se identificou com algum erro? Se a resposta for sim, siga as dicas e boa sorte no seu trabalho!
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